Auftragsbearbeitungsbedingungen

1. Geltungsbereich und Parteien

• Diese Auftragsbearbeitungsbedingungen («ABB») gelten, wenn E⁠a⁠s⁠y⁠O (Daniel Vayman, Fridbachweg 9, 6300 Zug, Schweiz, contact@easyo.app) Personendaten im Auftrag eines Kunden bearbeitet. Der Kunde ist Verantwortlicher: bei einem Einzelkonto die Lehrperson, bei verknüpften Lehrpersonen die Institution (Nutzungsbedingungen, Ziffer 16). E⁠a⁠s⁠y⁠O ist Auftragsbearbeiter.
• Die ABB sind Bestandteil der Nutzungsbedingungen und werden zusammen mit diesen akzeptiert. Sie erfüllen die Anforderungen von Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und, soweit die DSGVO anwendbar ist, von Art. 28 DSGVO. Institutionen können ein gegengezeichnetes Exemplar mit demselben Inhalt anfordern.
• In Fragen des Datenschutzes gehen die ABB den Nutzungsbedingungen vor. Sie gelten, solange E⁠a⁠s⁠y⁠O Personendaten für den Kunden bearbeitet.

2. Angaben zur Bearbeitung

• Gegenstand und Zweck: Bereitstellung von E⁠a⁠s⁠y⁠O, insbesondere Erfassung von Verfügbarkeiten der Schülerinnen und Schüler über öffentliche Formulare, Speicherung und Planung von Lektionen, Erstellung und Bearbeitung von Stundenplänen, Exporte, Kalender‑Feeds und optionale E‑Mail-Benachrichtigungen.
• Art der Bearbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Abrufen, Anpassen, Bekanntgeben auf Weisung des Kunden (z. B. Benachrichtigungs-E‑Mails, Exporte und Kalender‑Feeds) und Löschen.
• Betroffene Personen: Schülerinnen und Schüler (einschliesslich Minderjähriger), weitere Personen, deren Kontaktdaten der Kunde für eine Schülerin oder einen Schüler erfasst, Lehrpersonen und Mitarbeitende von Institutionen.
• Kategorien von Personendaten: Namen, Stufe bzw. Klasse, Lektionsdauer, Häufigkeit und Anzahl Lektionen, Arbeitsort, Verfügbarkeiten und Wunschzeiten, E‑Mail‑Adressen, schulische Schüler‑IDs (Institutionen), Stundenplan-, Anwesenheits- und Kalendereinträge sowie allfällige Notizen des Kunden. Besonders schützenswerte Personendaten sind nicht erforderlich und sollen nur erfasst werden, wenn dies unbedingt nötig ist.
• Dauer: für die Dauer des Vertrags und bis zur Löschung gemäss Ziffer 9.

3. Weisungen

• E⁠a⁠s⁠y⁠O bearbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Nutzungsbedingungen, diese ABB sowie die Nutzung und Konfiguration des Dienstes durch den Kunden sind im Zeitpunkt der Annahme die vollständigen Weisungen; weitere Weisungen können per E‑Mail erteilt werden.
• Für andere Zwecke bearbeitet E⁠a⁠s⁠y⁠O Kundendaten nur, wenn das Gesetz dies verlangt, und informiert den Kunden vorgängig, sofern das Gesetz dies nicht verbietet. Die einzige weitere Verwendung ist die Serviceverbesserung gemäss Ziffer 10.
• E⁠a⁠s⁠y⁠O informiert den Kunden, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstösst.

4. Vertraulichkeit

Personen bei E⁠a⁠s⁠y⁠O, die Zugang zu Kundendaten haben (derzeit nur der Anbieter), sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Künftige Mitarbeitende oder Beauftragte werden vor dem Zugang schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

5. Datensicherheit

E⁠a⁠s⁠y⁠O trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Anhang 1) und passt sie dem Stand der Technik an. E⁠a⁠s⁠y⁠O darf Massnahmen ändern, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsbearbeiter

• Der Kunde genehmigt die in Anhang 2 aufgeführten Unterauftragsbearbeiter. E⁠a⁠s⁠y⁠O darf neue Unterauftragsbearbeiter beiziehen oder bestehende ersetzen. E⁠a⁠s⁠y⁠O informiert die Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E‑Mail und aktualisiert diese Seite. Der Kunde kann innert dieser Frist aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen; wird keine Lösung gefunden, kann er den betroffenen Dienst auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen und erhält vorausbezahlte Gebühren anteilig zurück.
• E⁠a⁠s⁠y⁠O überbindet jedem Unterauftragsbearbeiter Datenschutzpflichten, die inhaltlich diesen ABB entsprechen, und bleibt dem Kunden gegenüber für seine Unterauftragsbearbeiter verantwortlich.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Kundendaten werden in der EU (Frankfurt, Deutschland) gespeichert und von der Schweiz aus verwaltet; die Schweiz und die EU anerkennen gegenseitig ein angemessenes Datenschutzniveau. Kann ein Unterauftragsbearbeiter aus einem anderen Staat auf Daten zugreifen (Anhang 2), stellt E⁠a⁠s⁠y⁠O einen angemessenen Schutz sicher, insbesondere durch einen anerkannten Angemessenheitsentscheid (z. B. Zertifizierung nach dem EU‑U.S. bzw. Swiss‑U.S. Data Privacy Framework) oder die EU-Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen.

8. Unterstützung des Kunden

• Begehren betroffener Personen: Der Kunde kann Schülerdaten direkt in E⁠a⁠s⁠y⁠O einsehen, berichtigen, exportieren und löschen. Wendet sich eine betroffene Person an E⁠a⁠s⁠y⁠O, leitet E⁠a⁠s⁠y⁠O das Begehren unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet es nicht selbst, ausser auf Weisung.
• Verletzungen der Datensicherheit: E⁠a⁠s⁠y⁠O meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit, die Kundendaten betrifft, so rasch als möglich, nach Möglichkeit innert 48 Stunden, nachdem E⁠a⁠s⁠y⁠O davon Kenntnis erlangt hat. Die Meldung beschreibt, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Daten und Personen, die voraussichtlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen.
• Weitere Unterstützung: Unter Berücksichtigung der ihm vorliegenden Informationen unterstützt E⁠a⁠s⁠y⁠O den Kunden bei der Datensicherheit, bei Datenschutz‑Folgenabschätzungen und bei Konsultationen der Aufsichtsbehörden. Umfangreiche Unterstützung, die über den normalen Dienst hinausgeht, kann E⁠a⁠s⁠y⁠O nach vorgängiger Ankündigung zu Selbstkosten verrechnen.

9. Löschung und Rückgabe

• Während der Vertragsdauer kann der Kunde Kundendaten jederzeit exportieren und löschen.
• Wird ein Konto gelöscht, löscht E⁠a⁠s⁠y⁠O die Kundendaten innert 30 Tagen aus den produktiven Systemen und im regulären Sicherungszyklus aus den Backups, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung des Kontos gilt als Löschweisung des Kunden; der Kunde soll benötigte Daten vorher exportieren.
• Für Institutionen regelt Ziffer 16 der Nutzungsbedingungen, was mit den Daten bei Vertragsende oder bei Aufhebung der Verknüpfung einer Lehrperson geschieht.

10. Serviceverbesserung (E⁠a⁠s⁠y⁠O als eigenständiger Verantwortlicher)

Der Kunde erlaubt E⁠a⁠s⁠y⁠O, pseudonymisierte Aufzeichnungen von Generierungsläufen und Stundenplankorrekturen (Namen entfernt, Schüler‑IDs durch schlüsselbasierte Hashwerte ersetzt) aufzubewahren und ausschliesslich zur Entwicklung und zum Testen der Planungsalgorithmen von E⁠a⁠s⁠y⁠O zu verwenden, wie in Ziffer 7 der Nutzungsbedingungen beschrieben. Für diese Bearbeitung ist E⁠a⁠s⁠y⁠O eigenständiger Verantwortlicher. Der Kunde kann dies jederzeit in den Einstellungen oder per E‑Mail ausschalten; E⁠a⁠s⁠y⁠O löscht dann die bestehenden Aufzeichnungen zum Konto. Die Aufzeichnungen werden mit dem Konto gelöscht, spätestens aber nach 24 Monaten.

11. Auskunft und Audits

• E⁠a⁠s⁠y⁠O stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieser ABB nötig sind, insbesondere durch Beantwortung angemessener Fragebogen und Bereitstellung von Unterlagen.
• Genügt dies nicht oder verlangt es eine Aufsichtsbehörde, kann der Kunde oder eine zur Vertraulichkeit verpflichtete unabhängige Prüfstelle höchstens einmal pro Jahr, mit einer Voranmeldung von mindestens 30 Tagen, während der Geschäftszeiten und ohne unverhältnismässige Störung ein Audit durchführen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten; ergibt das Audit einen wesentlichen Verstoss von E⁠a⁠s⁠y⁠O, trägt E⁠a⁠s⁠y⁠O die Kosten des Audits.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

• Die Haftung zwischen den Parteien richtet sich nach den Nutzungsbedingungen. Die Rechte betroffener Personen nach Datenschutzrecht werden nicht eingeschränkt.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand richten sich nach den Nutzungsbedingungen. Ist eine Bestimmung dieser ABB ungültig, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Die deutsche und die englische Fassung sind verbindlich; bei Abweichungen geht die deutsche Fassung vor.

Anhang 1: Technische und organisatorische Massnahmen

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Verbindungen verwenden HTTPS (TLS) mit HTTP Strict Transport Security.
• Zugriffskontrolle: Der Arbeitsbereich jeder Lehrperson ist von anderen Konten getrennt; Administratoren von Institutionen sehen Lehrpersonenliste, Plätze und Abrechnung, aber keine Unterrichtsdaten; administrativer Zugriff auf die Plattform ist auf den Anbieter beschränkt und wird protokolliert.
• Authentifizierung: Passwörter werden nur als gesalzene Hashwerte gespeichert; optionale Anmeldung mit Google oder Microsoft, wo angeboten; Sitzungs‑Cookies sind HttpOnly, Secure und SameSite; begrenzte Anzahl gleichzeitiger Gerätesitzungen; E‑Mail‑Bestätigung, bevor E‑Mails versendet werden können.
• Missbrauchsschutz: Ratenbegrenzung und Bot‑Schutz auf öffentlichen Formularen und bei der Registrierung.
• Hosting und Verfügbarkeit: Anwendung und Datenbank laufen auf einer verwalteten Cloud‑Plattform in der EU (Frankfurt) mit regelmässigen Backups.
• Datenminimierung und Pseudonymisierung: E⁠a⁠s⁠y⁠O speichert keine Zahlungskartendaten; Aufzeichnungen zur Serviceverbesserung werden pseudonymisiert; inaktive Konten werden nach vorgängiger Warnung automatisch gelöscht; gelöschte Schülerinnen und Schüler werden nach 7 Tagen aus dem Papierkorb entfernt.
• Umgang mit Vorfällen: Fehler- und Sicherheitsprotokolle werden ausgewertet; betroffene Kunden werden gemäss Ziffer 8 informiert.

Anhang 2: Unterauftragsbearbeiter

• Render Services, Inc. (USA): Hosting von Anwendung und Datenbank; die Daten werden in der Region Frankfurt (EU) gespeichert. Ein möglicher Zugriff aus den USA für Betrieb und Support ist durch den Auftragsbearbeitungsvertrag des Anbieters mit den EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt.
• Infomaniak Network SA (Schweiz): E‑Mail‑Versand (Konto‑E‑Mails und Benachrichtigungen auf Weisung des Kunden).
• Cloudflare, Inc. (USA): Bot‑Schutz (Turnstile) auf öffentlichen Formularen und bei der Registrierung; bearbeitet technische Daten wie IP‑Adresse und Browsermerkmale. Garantien: Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Paddle.com (Zahlungen für Einzelpläne) sowie Google oder Microsoft (optionale Anmeldung) bearbeiten Kontodaten von Lehrpersonen als eigenständige Verantwortliche, keine Schülerdaten; siehe Datenschutzerklärung.